Luomukotieläintilalla pidetään kirjaa samoista täydentävien ehtojen, omavalvonnan, eläinten hyvinvointikorvauksen ym. säädösten edellyttämistä asioista kuin tavanomaisellakin tilalla. Mutta näiden lisäksi huomioidaan luomutuotantoehtojen edellyttämät muistiinpanovelvoitteet. Osa kirjattavaista asioista on samoja kuin muissakin säädöksissä ja varsinaisesti luomutuotannon tuoma lisäkirjaustarve on kohtuullinen.

Muistiinpanojen muodosta ei ole tarkempia ohjeita, vaan ne voivat olla tehdyt siinä muodossa kuin se tilalle parhaiten sopii. Jos tietokoneen käyttö on osa jokapäiväisiä rutiineja, on kirjausten teko helpointa toteuttaa sähköisesti. Jos taas paperit ja kynä tuntuvat luontevammille, löytyy manuaalisiin kirjauksiin erilaisia valmiita muistiinpanopohjia tai ne voi tehdä vaikka ruutuvihkoon. Tärkeintä on, että muistiinpanoja tulee tavalla tai toisella tehtyä säännöllisesti.

Mallipohjia muistiinpanojen tekoon on valmisteltu Luomuvalvonta pakollisesta rutiinista vahvuudeksi -hankkeessa vuonna 2016. Pohjat ohjeineen löytyvät oheisen linkin kautta luomu.fi-sivustolta. Luomuvalvonta pakollisesta rutiinista vahvuudeksi

Tarkoittaen kaikkia ostettuja tai vastikkeetta saatuja tuotantopanoksia (kuten lannoitteet, karjanlanta, maaparannusaineet, kasvinsuojeluaineet sekä siemenet ja muu lisäysaineisto) ja maataloustuotteita. Kotieläintuotannon osalta tämä koskee kaikkia ostettuja tai vastikkeetta saatuja rehuja. Ostoksi kirjataan myös esim. itse toisen luomuviljelijän pellolta korjattu rehu, josta ei ole suoritettu rahallista korvausta. Muistiin laitetaan paitsi karkea- ja väkirehut, myös kivennäiset ja hivenaineet sekä vitamiinit yms.

Kirjattavia tietoja ovat: ­

• laatu (esim. siemenohra, rehukaura)
• määrä (esim. kg tai m3 tai kpl)
• tuotantotapa (luomu, siirtymävaihe, tavanomainen)
• tuotteiden myyjä (esim. kauppaliike tai toisen viljelijän tiedot)
• tuotteiden toimittaja (jos eri kuin myyjä), esim. kuljetusliike
• toimituspäivä
• rehuvaraston tunniste, johon rehu on toimitettu
• eläinryhmä, jolle rehu on syötetty
• vastaanotetuista luomutuotteista tehtyjen pakkausmerkintöjen ja saateasiakirjojen vastaavuuden tarkastusten tulos*

*Vastaanotettaessa luomutuotteita tarkistetaan, että pakkauksissa ja saateasia­kirjoissa olevat tiedot (toimijan ja tuotteen nimi, mahdollinen eränumero, valvontaviranomaisen tunnus) vastaavat toisiaan ja kuitataan tarkastus tehdyksi esim. rahtikirjaan. Samalla varmistetaan, että toimitettu tuote tai tuotantopanos on sitä mitä on tilattu. Tarkastuksen tekotavasta tehdään kuvaus tilan luomusuunnitelmaan.

Tällä tarkoitetaan kaikkien omien satojen muistiin kirjaamista. Sen lisäksi että satomäärät on kirjattu lohkokortteihin, rehunkulutusten seurantaa helpottaa kun niiden kokonaismäärät lasketaan yhteen varastokirjanpitoon. Mieluiten määrät eritellään varastoittain - esim. laakasiilo 1, laakasiilo 2, viljasiilo 1 jne. Laitumilta korjattu sato huomioidaan rehunkulutuslaskelmissa vaikkei sitä varsinaiseen varastokirjanpitoon yleensä kirjatakaan, koska sitä ei varastoida.

Kirjattavia tietoja ovat: ­

• tuotteiden tuotantotapa (luomu, siirtymävaihe 2, siirtymävaihe 1, tavanomainen)
• omien kasvituotteiden sato ja kokonaismäärä (esim. kg tai m3 tai kpl) ja käyttötarkoitus
• rehuvaraston tunniste, missä mikäkin rehu on
• mahdollinen hävikki

Tilalta myydyt luomu- tai siirtymävaihetuotteet kirjataan tuotteittain. Tuotteiden myynnin yhteydessä erien mukaan laitetaan tuotteen luomuisuudesta kertova asiakirja eli vaatimuksenmukaisuusvakuutus tai viljojen osalta viljapassi. Suositeltavaa on liittää mukaan myös kopio asiakirjaselvityksestä. Tuotteiden myynnin osalta kirjanpitona voivat olla myös meijerin tai teurastamon kuitit sekä yhteenvedot.

Kirjattavia tietoja ovat:

• ­ tuotteiden määrä (esim. kg tai m3 tai kpl) ja laatu (esim. meijerimaito)
• ­ tuotteiden tuotantotapa (luomu, siirtymävaihe, tavanomainen)
• ­ tuotteiden vastaanottajat
• ­ tuotteiden ostajat (jos ostaja eri kuin vastaanottaja, ei kuitenkaan vähittäismyynnissä kuluttajille)
• ­ toimituspäivä

Varastokirjanpidon tase on yhteenveto siitä, kuinka paljon tuotantopanoksia ja valmiita tuotteita on kulloinkin varastossa. Taseet lasketaan vähintään sato- ­tai kalenterivuosittain – suositeltavaa on laskea taseet esim. vuodenvaihteessa, laidunkauden alussa ja lopussa sekä aina kun tarkastaja on tulossa tilalle.

Kun varastokirjanpidon tase lasketaan ja tehdään varastoinventaario muutaman kerran vuodessa, helpottaa se eläinten rehunkulutusten laskentaa ja seurantaa. Voit käyttää varastokirjanpidossa apuna Luomuvalvonta pakollisesta rutiinista vahvuudeksi -hankkeessa tehtyjä malleja: VarastokirjanpitolomakeTaseen laskeva varastokirjanpitolomake

Suurin osa tuotantoeläimistä on nykyisin jo muutenkin viranomaisten rekistereissä, joten niistä saatavia tietoja kannattaa hyödyntää luomukirjanpidoissa. Nautatilalla luomutarkastusta varten tulostetaan esim. Minun Maatilani -ohjelmasta raportit edellisen tarkastuksen jälkeen ostetuista ja myydyistä eläimistä ja lisätään tulosteeseen niiden tuotantotapa sekä mahdollinen siirtymävaiheen kesto. Tarkastusta nopeuttaa myös, kun rekistereistä tulostetaan ajantasaiset tiedot tilalla tarkastushetkellä olevista eläinmääristä ikäluokittain ja sukupuolittain. Myös lammas- ja sikarekisterin tulosteista ja tiedoista on apua luomutarkastuksella kun ne täydennetään puuttuvilla tiedoilla.

Kirjattavia tietoja ovat:

• ­ eläimen tai ryhmän tunnistenumero
• ­ eläimen syntymäaika ja vanhemmat
• ­ tilalle hankitut eläimet: myyjä, myyjän tilatunnus ja osoite, eläimen syntymätunnus ja syntymäaika, käyttötarkoitus, saapumispäivämäärä, siirtymävaiheen kesto ja päättyminen, luomudokumentit
• ­ suoritetut eläinlääkinnälliset toimenpiteet
• ­ tilalta luovutetut eläimet: ikä (syntymäaika), ostaja, lähtöpäivämäärä, teuraseläinten osalta paino (voidaan ilmoittaa myös erästä saatuina lihakiloina)
• ­ kuolleet eläimet: päivämäärä ja arvioitu kuolinsyy
• ­ eläimille suoritetut toimenpiteet

Luomutarkastusta varten lasketaan valmiiksi syötetyistä rehuista rehunkulutustiedot. Tässä vaiheessa syöttömäärät kannattaa muuttaa kuiva-ainekiloiksi, koska se on yksikkö, jota tarkastellaan. Tarkastaja tarvitsee eläinryhmittäin (esim. lehmät, hiehot, sonnit) seuraavat tiedot edellisen tarkastuksen jälkeen syötetyistä rehuista:

• luomurehu%, siirtymävaihe 2 rehu%, siirtymävaihe 1 rehu%
• yksimahaisten osalta tavanomainen rehu%
• omien ja yhteistyötilojen tai saman alueen muun rehualan toimijan tuottamien rehujen osuus (omavaraisuus%)
• karkearehu% ja väkirehu%

Prosenttiosuudet lasketaan omavaraisuuden ja karkearehun osalta maataloudesta peräisin olevasta rehusta, tuotantotavan osalta kasviperäisestä rehusta. Prosenttiosuudet lasketaan aina kuiva-aineesta - ei siis tuorepainosta. Halutessasi voit käyttää apuna Luomuvalvonta pakollisesta rutiinista vahvuudeksi -hankkeessa tehtyä laskentapohjaa, joka soveltuu parhaiten märehtijöiden rehunkulutuksen laskentaan: Rehunkulutuslaskuri

Lääkekirjanpitoa voi pitää Nasevassa tai Sikavassa tai sen voi tehdä erikseen. Eläinlääkäriltä saadut reseptit, kirjalliset selvitykset sekä muut apteekista saadut tai lääkerehun luovuttajan antamat tositteet kannattaa säilyttää. Lisäksi on säilytettävä eläinlääkäriltä, apteekista tai lääkerehun luovuttajalta saadut muut tositteet lääkkeiden tai lääkerehujen myynnistä tai muusta luovutuksesta. Näitä ovat esimerkiksi apteekista ostettujen reseptivapaiden lääkkeiden kuitit (esim. suun kautta annettavat nesteytysvalmisteet). Lääkekirjanpidon säilytysaika on 5 vuotta, vaikka eläin ei olisi enää tilalla.

Jos terveystilanne on hyvä, eikä lääkinnällisiä hoitoja tarvitse tilan eläimille tehdä, kuitataan lääkekirjapitopohjaan ”ei lääkityksiä vuonna xxxx”.

Kirjattavia tietoja ovat:

• ­ lääkkeiden säilytyspaikka
• ­ tilalle ostetut lääkkeet
• ­ eläimille käytetyt lääkkeet ja lääkkeenomaiset valmisteet:
  • eläimen tai eläinryhmän tunnistetiedot
  • sairaus
  • hoitopäivä
  • hoitoaika
  • hoitokerta
  • lääkevalmisteen tai ­aineen nimi
  • käytetty lääkemäärä
  • luonnonmukaisen tuotannon varoaika
  • lääkkeen myyjä
  • lääkityksen aloittaja
  • lääkkeen tai lääkerehun käyttöaihe
• ­ hyvien käytäntöjen mukaista on merkitä kirjanpitoon myös päivämäärä, jolloin varoaika päättyy.

Halutessasi voit käyttää lääkekirjanpidossa apuna Luomuvalvonta pakollisesta rutiinista vahvuudeksi -hankkeessa tehtyä kirjauspohjaa: Lääkekirjanpitolomake